KI-Anrufbeantworter für Hausverwaltungen
Schluss mit ständigen Telefonunterbrechungen. Der KI-Anrufbeantworter nimmt Mieteranfragen und Störungsmeldungen entgegen, fragt alle wichtigen Details ab und schickt Ihnen strukturierte E-Mails.
Ergebnis: Mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben, vollständige Informationen, zufriedene Mieter.
Im Dashboard unter Schnellstart → Hausverwaltung auswählen
AnrufKI
Neuer Anruf eingegangen
Wasserschaden gemeldet
13.12.2024 um 08:42 Uhr · Dauer: 2:34 Min
Anrufer
Frau Müller
Telefon
0171 1234567
Objekt
Musterstraße 12
Wohnung
4. OG links
Problem
In der Küche kommt Wasser aus der Decke. Es tropft stark, ich habe schon einen Eimer hingestellt. Die Nachbarn über mir sind nicht zu Hause.
Erreichbarkeit
Heute ganztags, morgen ab 14 Uhr
Mustermann Hausverwaltung
via AnrufKI
Der Alltag in der Hausverwaltung
Mieteranfragen, Störungsmeldungen, Rückrufbitten – das Telefon steht nie still. Ihre Mitarbeiter kommen nicht mehr zur eigentlichen Arbeit.
Das Telefon steht nie still
Mieter rufen an wegen tropfender Wasserhähne, defekter Klingeln oder Fragen zur Nebenkostenabrechnung. Ihre Mitarbeiter kommen nicht mehr zur eigentlichen Arbeit.
der Arbeitszeit geht für Telefonunterbrechungen verloren
Notfälle außerhalb der Bürozeiten
Rohrbrüche, Heizungsausfälle und Wasserschäden passieren bevorzugt abends oder am Wochenende – wenn niemand erreichbar ist.
der Notfallmeldungen kommen außerhalb der Geschäftszeiten
Unvollständige Informationen
"In meiner Wohnung ist was kaputt." – Keine Wohnungsnummer, keine Beschreibung, keine Rückrufnummer. Sie verbringen Zeit mit Rückfragen.
der Anrufer vergessen wichtige Details zu nennen
So hilft AnrufKI Ihrer Hausverwaltung
Der KI-Anrufbeantworter wurde speziell für die Anforderungen von Hausverwaltungen entwickelt. Professionell, strukturiert, entlastend.
Strukturierte Störungsmeldungen
Die KI fragt systematisch alle relevanten Informationen ab – Wohnungsnummer, Straße, Art des Problems, Dringlichkeit, Erreichbarkeit für Handwerker. Sie erhalten vollständige Meldungen ohne Rückfragen.
- Name und Kontaktdaten
- Objektadresse & Wohnungsnummer
- Detaillierte Problembeschreibung
- Zeitfenster für Handwerkertermin
Automatische Notfall-Erkennung
Rohrbruch, Wasserschaden, Heizungsausfall, Stromausfall – die KI erkennt dringende Anliegen und markiert diese sofort als Notfall. Optional: Sofortige Weiterleitung an Notfallnummer.
- Erkennung von Schlüsselwörtern
- Automatische Priorisierung
- Separate Notfall-E-Mail möglich
- Optional: Weiterleitung an Bereitschaft
24/7 Erreichbarkeit
Auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen nimmt der KI-Anrufbeantworter Meldungen entgegen. Mieter können jederzeit ihre Anliegen hinterlassen – und Sie bearbeiten alles gebündelt am nächsten Morgen.
- Rund um die Uhr erreichbar
- Kein Anruf geht verloren
- Professionelle Begrüßung
- Mieter fühlen sich gehört
Massive Zeitersparnis
Statt jeden Anruf persönlich entgegenzunehmen, erhalten Sie strukturierte E-Mails. Bearbeiten Sie Anfragen gebündelt und effizient – ohne ständige Unterbrechungen.
- Bis zu 3 Stunden Zeitersparnis/Tag
- Gebündelte Bearbeitung möglich
- Keine Unterbrechungen mehr
- Fokussiertes Arbeiten
Typische Anrufe, die die KI für Sie bearbeitet
Egal ob dringende Störungsmeldung oder einfache Rückrufbitte – die KI nimmt alles professionell entgegen.
Störungsmeldungen
- Heizung funktioniert nicht
- Wasserschaden in der Wohnung
- Aufzug defekt
- Schimmelbildung entdeckt
- Klingel/Gegensprechanlage kaputt
- Fenster/Türen schließen nicht richtig
Verwaltungsanfragen
- Fragen zur Nebenkostenabrechnung
- Terminanfrage Wohnungsübergabe
- Schlüssel verloren/vergessen
- Mietbescheinigung anfordern
- Untermieterlaubnis anfragen
- Kaution-Rückfrage
Allgemeine Anliegen
- Rückrufbitte hinterlassen
- Lärmbeschwerde über Nachbarn
- Frage zur Hausordnung
- Parkplatz-/Garagenfragen
- Briefkasten defekt
- Gartenpflege-Anfragen
So funktioniert es – Schritt für Schritt
Account erstellen
Registrieren Sie sich kostenlos. Im Dashboard wählen Sie unter "Schnellstart" die Vorlage "Hausverwaltung" aus.
Anpassen
Passen Sie die Begrüßung und abgefragten Informationen an. Definieren Sie, welche Fälle als Notfall gelten.
Rufumleitung aktivieren
Leiten Sie Ihre Büronummer auf die AnrufKI-Nummer weiter – dauerhaft oder nur außerhalb der Geschäftszeiten.
E-Mails erhalten
Jede Mieteranfrage landet als strukturierte E-Mail in Ihrem Postfach. Mit allen Details – ohne Rückfragen.
Schnellstart im Dashboard
Nach der Registrierung finden Sie unter "Schnellstart" die vorkonfigurierte Vorlage für Hausverwaltungen. In wenigen Klicks ist Ihr KI-Anrufbeantworter einsatzbereit.
So klingt ein typisches Gespräch
Die KI führt das Gespräch professionell, fragt gezielt nach und erfasst alle wichtigen Informationen.
Mustermann HV
Anruf läuft · 01:24
Guten Tag! Um welche Liegenschaft geht es?
Musterstraße 12, Wohnung 4. Es kommt Wasser aus der Decke!
Das klingt dringend. Seit wann tropft es?
Seit heute Morgen, ziemlich stark.
Unter welcher Nummer erreichen wir Sie für den Handwerker?
Die KI fragt gezielt nach
Adresse, Wohnungsnummer, Problem, Dringlichkeit, Erreichbarkeit – alle wichtigen Infos werden systematisch erfasst.
Notfälle werden erkannt
"Wasserschaden", "Rohrbruch", "Heizungsausfall" – die KI erkennt dringende Fälle automatisch.
Sofort in Ihrem Postfach
Nach dem Gespräch erhalten Sie eine strukturierte E-Mail mit allen Details – bereit zur Bearbeitung.
Ergebnis: Vollständige Meldung
Name, Telefon, Adresse, Wohnung, Problem, Dringlichkeit, Erreichbarkeit – alles erfasst in nur 2 Minuten.
Transparente Preise
Keine versteckten Kosten. 14 Tage kostenlos testen. Monatlich kündbar.
Monatsabo
+ 0,79 €/Gesprächsminute
- 14 Tage kostenlos testen
- Monatlich kündbar
- Eigene Telefonnummer
- Hausverwaltungs-Vorlage
- Notfall-Erkennung
Jahresabo
+ 0,69 €/Gesprächsminute
- Alles aus Monatsabo
- 258 €/Jahr gespart
- Günstigere Minutenpreise
- Prioritäts-Support
- Individuelle Anpassungen
Größere Hausverwaltung oder hohes Anrufvolumen? Individuelles Angebot anfragen
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen von Hausverwaltungen
Wie erkennt die KI, ob es sich um einen Notfall handelt?
Die KI analysiert den Anrufinhalt und erkennt Schlüsselwörter wie "Rohrbruch", "Wassereinbruch", "Heizungsausfall", "kein Strom" oder "Aufzug eingeschlossen". Solche Meldungen werden automatisch als dringend markiert. Sie können festlegen, dass Notfälle an eine separate E-Mail-Adresse gehen oder sogar an eine Bereitschaftsnummer weitergeleitet werden.
Welche Informationen werden bei einer Störungsmeldung abgefragt?
Die KI fragt systematisch nach: Name des Anrufers, Telefonnummer für Rückfragen, Objektadresse, Wohnungsnummer, genaue Beschreibung des Problems, seit wann das Problem besteht, und ob der Mieter für einen Handwerkertermin erreichbar ist (inkl. bevorzugter Zeitfenster). Sie erhalten vollständige Meldungen – keine Rückfragen nötig.
Können wir die abgefragten Informationen anpassen?
Ja, absolut. Wir passen den KI-Anrufbeantworter individuell auf Ihre Hausverwaltung an. Sie bestimmen, welche Informationen abgefragt werden, wie die Begrüßung lautet, und wie auf bestimmte Anfragen reagiert wird. Haben Sie spezielle Objekte oder Anforderungen? Kein Problem.
Funktioniert das auch für mehrere Objekte/Liegenschaften?
Absolut. Die KI fragt zu Beginn nach der Objektadresse und ordnet die Meldungen entsprechend zu. In der E-Mail sehen Sie sofort, welches Objekt betroffen ist. Bei großen Portfolios oder hohem Anrufvolumen erstellen wir gerne ein individuelles Angebot.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Im Dashboard wählen Sie unter "Schnellstart" die Vorlage "Hausverwaltung" aus. In etwa 5 Minuten haben Sie Ihren individuellen KI-Anrufbeantworter eingerichtet. Dann aktivieren Sie nur noch die Rufumleitung bei Ihrem Telefonanbieter – fertig.
Was passiert, wenn ein Mieter eine Frage hat, die die KI nicht beantworten kann?
Die KI ist darauf trainiert, Informationen aufzunehmen – nicht, rechtliche Auskünfte zu geben oder Zusagen zu machen. Bei komplexen Fragen wird freundlich erklärt, dass ein Mitarbeiter zurückruft. Der Mieter kann sein Anliegen trotzdem vollständig schildern, sodass Sie vorbereitet in das Gespräch gehen können.
Was kostet der KI-Anrufbeantworter für Hausverwaltungen?
Der Einstieg beginnt bei 79€/Monat (zzgl. 0,79€ pro Gesprächsminute). Mit dem Jahresabo sparen Sie 27% (57,50€/Monat, 0,69€/Minute). Die ersten 14 Tage sind kostenlos – keine Kreditkarte nötig. Bei größeren Portfolios oder hohem Anrufvolumen erstellen wir gerne ein individuelles Angebot.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Alle Server stehen in Deutschland, wir verarbeiten nur die für die Weiterleitung notwendigen Daten, und es gelten strenge Datenschutzrichtlinien. Auf Wunsch erstellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für Sie.
Bereit, Ihre Hausverwaltung zu entlasten?
Testen Sie den KI-Anrufbeantworter 14 Tage kostenlos. Keine Kreditkarte nötig.
Im Dashboard einfach unter "Schnellstart" die Vorlage "Hausverwaltung" auswählen – und in wenigen Minuten ist Ihr KI-Anrufbeantworter einsatzbereit.