Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Andreas Hopf
Otto-Hahn-Straße 32
34123 Kassel
Deutschland

E-Mail: info@anrufki.de

2. Überblick der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen:

• Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern)
• Inhaltsdaten (z.B. Eingaben in Formularen, Wissensbasis-Einträge)
• Nutzungsdaten (z.B. besuchte Seiten, Zugriffszeiten)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. IP-Adressen)
• Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie)
• Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindungen, Zahlungshistorie)
• Audiodaten (z.B. Telefonanruf-Aufzeichnungen und Transkripte)

3. Rechtsgrundlagen

Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) - Die betroffene Person hat ihre Einwilligung in die Verarbeitung gegeben.
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) - Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) - Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) - Die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich.

4. Beschreibung unseres Dienstes

AnrufKI ist ein KI-gestützter Anrufbeantworter-Service. Im Rahmen der Diensterbringung werden folgende Daten verarbeitet:

• Telefongespräche: Eingehende Anrufe werden von unserem KI-System entgegengenommen, aufgezeichnet und transkribiert.
• Wissensbasis: Von Ihnen hinterlegte Informationen zur Beantwortung von Kundenanfragen.
• Kontaktdaten: Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Unternehmensdaten zur Diensterbringung.
• Nutzungsstatistiken: Anrufanzahl, -dauer und verbrauchte Minuten zur Abrechnung.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO)

5. Auftragsverarbeiter und Drittdienste

5.1 VAPI (Telefonie & KI)

Wir nutzen VAPI Inc. für die KI-gestützte Telefonie. VAPI verarbeitet:

• Audiodaten der Telefongespräche
• Transkripte der Gespräche
• Telefonnummern der Anrufer

Anbieter: VAPI Inc., USA
Datenschutz: https://vapi.ai/privacy

5.2 Stripe (Zahlungsabwicklung)

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe. Stripe verarbeitet:

• Zahlungsdaten (Kreditkartendaten, IBAN)
• Rechnungsadresse
• E-Mail-Adresse
• Nutzungsbasierte Abrechnungsdaten (verbrauchte Minuten)

Anbieter: Stripe Payments Europe, Ltd., Irland
Datenschutz: https://stripe.com/de/privacy

5.3 Cloudflare Turnstile (Bot-Schutz)

Zum Schutz vor automatisierten Zugriffen (Bots) setzen wir Cloudflare Turnstile ein. Dabei werden verarbeitet:

• IP-Adresse
• Browser-Informationen
• Interaktionsdaten zur Bot-Erkennung

Anbieter: Cloudflare, Inc., USA
Datenschutz: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

5.4 E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails (Benachrichtigungen, Passwort-Reset) nutzen wir einen E-Mail-Dienst. Dabei werden verarbeitet:

• E-Mail-Adresse
• Anrufzusammenfassungen (bei aktivierten Benachrichtigungen)
• Name und Unternehmensdaten

5.5 Hosting

Unsere Server befinden sich in Deutschland. Wir nutzen professionelles Hosting mit entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR (insbesondere USA). Die Datenübermittlung erfolgt auf Basis von:

• EU-US Data Privacy Framework (für zertifizierte US-Unternehmen)
• Standardvertragsklauseln der EU-Kommission
• Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Vertragsdaten: Für die Dauer der Vertragsbeziehung plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre)
• Anrufdaten: 90 Tage nach dem Anruf, sofern Sie keine längere Speicherung wünschen
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
• Nutzungsdaten: 30 Tage

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: info@anrufki.de

9. Cookies und Tracking

Wir verwenden auf unserer Website nur technisch notwendige Cookies:

• Session-Cookie: Zur Authentifizierung im Dashboard (nach Login)
• Turnstile-Cookie: Zur Bot-Erkennung bei Formularen

Wir verwenden keine Tracking- oder Marketing-Cookies und keine Analyse-Tools wie Google Analytics.

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zugriffsbeschränkungen und Passwortschutz
• Server in Deutschland mit entsprechenden Schutzmaßnahmen

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

12. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:

E-Mail: info@anrufki.de
Post: Andreas Hopf, Otto-Hahn-Straße 32, 34123 Kassel